ইমেইলে ভুল ক‌রেও যেসব বিষয় লিখবেন না

ব্য‌ক্তিগত গোপনীয়তা রক্ষায় ই‌মেইল খুবই গুরুত্বপূর্ণ। ত‌বে আ‌বে‌গের বশবর্তী হ‌য়ে কিংবা ক্রো‌ধের জ্বালায় ই‌মেইল লেখা প‌রিত্যাজ্য। ইমেইলে কিছু বিষয় সব সময়েই এড়িয়ে যাওয়া উচিত। অন্যথায় তা ব্যক্তিগত সম্পর্ক যেমন নষ্ট করতে পারে তেমন কর্মক্ষেত্রেও সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে। এ লেখায় তুলে ধরা হলো তেমন কিছু নমুনা।

১. আপনি সবকিছু এলোমেলো করে ফেলেছেন
আপনাকে কেউ একটি বিষয় জানাল

যে, আপনার অর্ডার সামলাতে বড় একটি ভুল হয়েছে। তার জবাবে আপনার বিষয়টি নিয়ে সঠিকভাবে কোথায় ভুল হয়েছে তা নিয়েই আলোচনা করা উচিত। ইমেইলে কখনোই লেখা উচিত নয় যে, আপনি সবকিছু এলোমেলো করে ফেলেছেন। এ ধরনের কথা যদি আপনি কোনো সহকর্মী বা বসকে জানান, তাহলে পরিস্থিতি ক্রমে আপনার প্রতিকূল হয়ে উঠতে পারে। তাই সর্বদা এমন কথা এড়িয়ে চলতে হবে।

২. আমি আপনার প্রতি অসন্তুষ্ট, আমি রেগে গিয়েছি, আমি আপনার প্রতি হতাশ
এ ধরনের কথা ইমেইলে লেখা মোটেই উচিত নয় যে, ‘আমি আপনার প্রতি অসন্তুষ্ট, আমি রেগে গিয়েছি, আমি আপনার প্রতি হতাশ।’ কারণ এটি কোনো মানুষকে যথেষ্ট আঘাত করতে পারে। যদিও এ ধরনের বক্তব্য প্রায়ই মানুষ দিয়ে থাকে, যা ব্যক্তিগত বিবাদ ডেকে আনতে পারে।

৩. আপনি ভুল
প্রত্যেকের সিদ্ধান্তের পেছনে নির্দিষ্ট কারণ রয়েছে। আপনি যদি সহকর্মীদের কোনো সিদ্ধান্ত সঠিক বলে মনে না করেন তাহলে সে বিষয়ে প্রশ্ন করুন। সঠিকভাবে না জেনে বিষয়টি ভুল বলে ঘোষণা দিলে তা আপনার জন্য ক্ষতিকর হতে পারে। কারণ পরবর্তীতে যদি সেটি সঠিক বলে প্রমাণিত হয় তাহলে তা আপনার বিশ্বাসযোগ্যতা নষ্ট করবে। এছাড়া এটি শিষ্ঠাচারের মধ্যেও পড়ে না।

৪. আপনি আমার মেসেজটি পড়ছেন না, আবার পড়ুন!
আপনি যদি মনে করেন লোকজন আপনার মেসেজ ঠিকমতো পড়ছে না তাহলে তা সত্যিই দুঃখের বিষয়। কিন্তু কোনো একটি টিমওয়ার্কের ক্ষেত্রে অন্যরা আপনার মেসেজ পড়ছে কি না, সে বিষয়ে অযাচিত মন্তব্য করা ক্ষতিকর হতে পারে।

৫. দীর্ঘ বাদানুবাদ
আপনার সহকর্মীর সঙ্গে কোনো বিষয়ে বক্তব্য কিংবা দীর্ঘ বাদানুবাদে জড়ানোর জন্য ইমেইল আদর্শ স্থান নয়। এক্ষেত্রে বিষয়টি নিষ্পত্তি করার জন্য মুখোমুখি আলাপই ভালো।

৬. বেতন বাড়ানোর হিসাব
আপনার অধীনস্থ সহকর্মীর বেতন বৃদ্ধি করার পর হিসাবটি তাকে ইমেইলের মাধ্যমে কখনোই পাঠানো উচিত নয়। সব সময়েই এ ধরনের গুরুত্বপূর্ণ বিষয় মুখোমুখি আলোচনার মাধ্যমে জানানো উচিত। অন্যথায় তা আপনার দুর্বলতাকে প্রকাশ করে।

৭. ‘যা ঘটেছে সেজন্য আমি এখনও বিভ্রান্ত....’
ইমেইলে বিভ্রান্তিকর কথাবার্তা প্রায়ই আপনার মেইল গ্রাহককে বিভ্রান্ত করতে পারে। তাই ‘যা ঘটেছে সেজন্য আমি এখনও বিভ্রান্ত....’ ধরনের কথাবার্তা কখনোই বলা উচিত নয়্ এক্ষেত্রে একটি নিরব মুহূর্তে বিষয়টি তার সঙ্গে আলোচনা করা যেতে পারে।

৮. ‘এটা কি আপনার সিদ্ধান্ত নাকি এজন্য আপনি ক্ষমতাপ্রাপ্ত নন?’
কোনো সহকর্মীকৈ সিদ্ধান্ত নেওয়ার বিষয়ে আলোচনা করতে হলে তাকে আঘাত করে কিছু বলা উচিত নয়। এক্ষেত্রে আপনি যদি বলেন, ‘এটা কি আপনার সিদ্ধান্ত নাকি এজন্য আপনি ক্ষমতাপ্রাপ্ত নন?’ তাহলে তা সত্যিই তার জন্য বিব্রতকর।

৯. এ বিষয়ে আমি আপনার বসের কাছে যাচ্ছি
কারো বিরুদ্ধে অভিযোগ করতে হলে অনেকেই বলতে পারেন, ‘আমি আপনার বসের কাছে যাচ্ছি।’ কিন্তু এটি ইমেইলে লেখা সত্যিই বিব্রতকর। এ ধরনের কথাবার্তা অন্যকে বিব্রত করতে পারে।

১০. এখানেই সম্পূর্ণ বিষয়টি তুলে ধরা হয়েছে
কোনো একটি ঘটনা আপনি যতখানি দেখছেন তা অন্যরা নাও দেখতে পারে। আবার অন্যের কাছে যতখানি তথ্য রয়েছে তা আপনার কাছে নাও থাকতে পারে। তাই এখানেই সম্পূর্ণ বিষয়টি তুলে ধরা হয়েছে এমন কথা বলা উচিত নয়। অবশ্য এখানে আপনি আপনার সাধ্যমতো তথ্য তুলে ধরেছেন, এমন বিষয় লিখতে পারেন।

^
^
email, ইমেইলে যে বিষয় লিখবেন না, ইমেই‌ল, সতর্কতা,